Critical Success Factor (Faktor Kritikal Sukses) Manajemen Project

Pembangunan TI di lingkungan pemerintah sedikit banyak kegagalan proyek TI masih sering terjadi. Salah-satu pemicunya, belum digunakannya IT Project Management dengan benar. Komunikasi dan peran top leader menjadi faktor pendukung mulusnya suatu proyek TI. Sejauh ini, pada umumnya tingkat keberhasilan proyek TI masih rendah.

Merujuk survey pertengahan tahun 1990-an lalu, hanya sekitar 10% proyek pengembangan software yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Data lain dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa pada 1995 hanya 16,2% proyek TI yang sukses, sementara lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI yang mengalami pembengkakan cost.

Bila disimak, salah-satu pemicu kegagalan proyek TI adalah dilupakannya IT project management – atau manajemen proyek TI. Padahal mengingat investasinya yang mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah manajemen proyek TI menjadi penting.

Critical Success Factors (CSF) adalah suatu kondisi bisnis untuk suatu unsur yang mana diperlukan bagi suatu organisasi atau proyek untuk mencapai misinya. Sebagai contoh, suatu CSF untuk suatu kesuksean Teknologi Informasi (IT) proyek adalah keterlibatan pemakai. Critical Success Factors juga harus mempertimbangkan antara lain:

• Uang: arus kas positif, pertumbuhan pendapatan, dan margin keuntungan.
• Masa depan : Memperoleh distributor dan/atau pelanggan baru.
• Kepuasan Pelanggan: Bagaimana kepuasan mereka?
• Quality: Seberapa baik produk dan jasa mu?
• Produk atau layanan pengembangan : Apa yang baru yang akan meningkatkan bisnis dengan pelanggan dan menarik orang-orang baru?
• Modal intelektual: Terus meningkat dan harus menguntungkan.
• Hubungan strategis: Sumber bisnis baru, produk dan pendapatan di luar.
• Atraksi Karyawan Dan Ingatan: Kemampuan untuk meluaskan jangkauanmu.
• Ketahanan: Kemampuan pribadi untuk menjaga agar semua berjalan dengan baik

Critical Success Factors ini sebagai bahan analisa rekomendasi terhadap aliansi strategis. Parameter-parameter yang perlu menjadi bahan pertimbangan agar aktifitas bisnis bisa berjalan secara maksimal dan output dihasilkan sesuai yang diharapkan. Sehingga bisa dihasilkan suatu output project yang sesuai ekspektasi dan tepat.

Pengertian SCRUM

Scrum adalah kerangka kerja proses yang telah digunakan untuk mengelola pengembangan produk kompleks semenjak awal tahun 1990-an. Scrum bukanlah sebuah proses ataupun teknik untuk mengembangkan produk akan tetapi Scrum sebuah kerangka kerja di mana di dalamnya anda dapat memasukkan beragam proses dan teknik.

Keuntungan kerangka kerja adalah lebih fleksibel untuk menangani banyak hal yang belum terprediksi, kompatibel terhadap berbagai macam praktik-praktik wajib yang berbeda-beda di tiap organisasi, dan mendorong SDM di dalamnya untuk menjadi pribadi yang dewasa.

Scrum bisa didefinisikan juga sebagai model sebuah proses rekayasa Agile atau pengembangan perangkat lunak dengan pendekatan empiris, bertahap dan berulang. Hal tersebut didasarkan pada pandangan bahwa proyek pengembangan software modern terlalu kompleks untuk diprediksi secara konsisten. Scrum mencoba untuk mengurangi kompleksitas dengan tiga prinsip yaitu Transparansi, Verifikasi dan Adaptasi.

Transparansi artinya Kemajuan dan hambatan sebuah proyek setiap hari dan seterusnya terpantau oleh semuanya, Verifikasi artinya dengan interval teratur dilakukan penyerahan dan penilaian terhadap fungsi produk yang dikembangkan. Adaptasi berarti persyaratan untuk produk bukan merupakan harga mati, tetapi setelah diserahkan dievaluasi kembali dan disesuaikan jika perlu.

Tujuan menggunakan Scrum adalah kecepatan penyelesaian produk yang berkualitas tinggi dengan biaya yang efektif, namun sesuai dengan visi awal yang telah dirumuskan. Pelaksanaan konversi dari visi ke dalam sebuah produk tidak disusun sangat detil dalam daftar persyaratan yang kemudian dieksekusi secara bertahap, melainkan dengan formulasi yang jelas dari perspektif pengguna berupa User Stories. Pelaksanaannya, kemudian dilakukan dalam interval dua sampai empat minggu secara berulang dan bertahap berupa sebuah Sprint. Pada akhir setiap sprint adalah penyerahan fungsi (software) yang “selesai” sebagai peningkatan produk yang berpotensi untuk diserahkan kepada pelanggan.

Sumber  : http://gudanglinux.com

http://scrum-indonesia.org

Definisi Project Manager

     Didalam dunia IT terutama dalam manajemen proyek dikenal adanya orang yag disebut dengan Project Manager atau Manager Proyek. Project Manager merupakan orang yang sangat penting didalam suatu proyek, project manager ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak yang luar biasa dalam proyek. 

    Pada proyek besar dan sangat kompleks, project manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi dalam segala hal. Tanggung jawab project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan team, dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung antara strategi dan tim. Peran project manager dalam perkembangan bisnis dan keberlangsungan hidup perusahaan menjadi semakin lebih strategis.

Seorang Project manager harus memiliki beberapa keahlian berikut :

• Knowledge --> Terkait pengetahuan project manager akan project managemen
• Performance --> Terkait dengan apa yang project manager mampu untuk aplikasi pengetahuan project management yang dimiliki.
• Personal --> Terkait dengan bagaimana perilaku project manager dalam melaksanakan proyek atau aktifitas terkait. Efektifitas personal mencakup attitude, karakter inti personal, dan kepemimpinan, yang menyediakan kemampuan untuk membimbing team proyek ketika mencapai objective proyek dan menyeimbangkan project constraints.

      Project Manager merupakan agen perubahan dimana mereka membuat hasil bagus dalam suatu proyek dengan mengandalkan skill dan kemampuan yang lihai untuk menginspirasi didalam team. Seorang Project Manager (PM) harus bisa bekerja secara maksimal didalm lingkungan yang under pressure dan memposisikan dirisecara nyaman dalam lingkungan yang mungkin banyak berubah dan dinamis, Oleh karena pemilihan seorang Project Manager didalam suatu proyek sangatlah penting dan perlu dipilih orang yang benar benar kompeten didalam bidang tersebut demi keberhasilan suatu proyek.

Alasan Project Management Dibutuhkan di Dunia IT

    Dunia IT merupakan dunia yang kompleks dengan banyak proyek yang melibatkan banyak orang dan menyangkut kemajuan banyak orang juga. Saat ini, pembelanjaan di bidang Teknologi Informasi di seluruh dunia terus meningkat, Forrester Research memprediksi bahwa pembelanjaan TI di US akan tumbuh 5.7% pada 2005, mencapai $795 billion. Pada 2003, rata-rata senior project manager di U.S. memperoleh $90,000 per tahun, dan rata-rata Project Management Office (PMO) Director memperoleh lebih dari rata-rata Chief Information Officer ($118,633 vs. $103,925). The Apprentice, reality show no.1 di U.S. pada th. 2004, menggambarkan peran penting dari project manager.

     Proyek adalah “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.” Proyek berakhir saat tujuannya telah tercapai, atau proyek sengaja dihentikan. Proyek dapat besar atau kecil dan membutuhkan waktu singkat atau panjang untuk diselesaikan. Sebuah proyek biasanya memiliki tujuan unik, bersifat temporer, dikembangkan dengan elaborasi yang progresif, membutuhkan sumberdaya, dari berbagai area, sebaiknya memiliki sponsor, Project sponsor biasanya memberikan arah dan membiayai proyek, mengandung ketidakpastian. Suatu Project akan mengandung ketidakpastian karena bisa saja ditengah perjalanan terjadi suatu perubahan dalam hal spesifikasi ataupun dalam resource sehingga terjadi hal hal yag tidak diinginkan misalnya pembengkakan dana.

     Project Management sangatlah penting dalam segala bidang, karena beberapa hal berikut :

• Membantu mendefinisikan rencana dan mengakomodir jika terjadi kekacauan dalam proyek.
• Menetapkan jadwal (timeline) dan rencana yang tepat sehingga proyek sukses.
• Mengatur dan mendorong kerja sama team secara sistematis dan maksimal. Suatu proyek akan membutuh resource dan orang banyak dalam penyelesaiannya sehingga dibutuhkan suatu kolaborasi yang tepat dan sumber daya yang maksimal agar proyek berhasil
• Mengelola integrasi antara bisnis dan system yang ada.
• Mampu mengelola biaya yang ada.
• Mengelola semua resource yang ada ketika terjadi perubahan (change request) dan berusaha untuk selalu mengedepankan kualitas yang terbaik di semua resource.
• Mampu menghasilkan hasil yang dapat dikelola dan sesuai dengan tujuan utama dari suatu proyek, Jika proyek gagal , maka dengan adanya proyek manajemen yang baik maka bisa dipastikan bahwa kegagalan tersebut pelajaran  untuk menghasil proyek yag berhasil dikemudian hari. 

Studi Kasus: Manfaat Penerapan Manajemen Project

    Hampir selama 37 tahun, Rocky Flats Plants di Golden, Colo, USA telah menjadi pusat pengembangan senjata nuklir. Setelah pusat riset itu ditutup, maka proyek itu meninggalkan sebuah masalah besar yaitu pencemaran lingkungan. Departemen Energi (DOE) telah menyatakan bahwa daerah itu rawan radiasi nuklir. 

     Kemudian 5 tahun yang lalu Kaiser Hill co. LLC, Broomfield, Colo, USA mengadakan kontrak dengan pemerintah untuk membersihkan dan menstabilkan kembali daerah tersebut. Hal ini merupakan tugas yang berat dan hampir mustahil dilakukan karena hanya diberi waktu 6 tahun dan biaya sebesar $3,96 milyar dollar. Padahal menurut DOE hal ini butuh waktu kurang lebih 70 tahun dan biaya sekitar $36 milyar dollar. 

      Tapi dengan inisiatif yang inovatif seperti insentif untuk yang memberikan ide inovatif dan kreatif, akhirnya perusahaan dapat menyelesaikan proyek lebih cepat 14 bulan dari jadwal dan menghemat sekitar $553 juta dan walaupun bekerja dilingkungan beresiko tinggi tetapi semua pekerja selamat. 

     Ketika menerima proyek ini banyak yang belum diketahui dan untuk menyiasati ini mereka menerapkan proses cakupan, biaya dan jadwal yang disiplin dengan memperhatikan semua aspek analisis sehingga bisa memprediksi segala perubahan dan resiko disetiap tindakan didalam proyek ini. Sebelumnya mereka juga melakukan survey untuk menganalisis semua resiko yang ada, bahkan mereka menyediakan anggaran sendiri untuk itu. 

     Agar para anggota tim dan pekerja lebih semangat mereka memberi kesetaraan hal untuk memberikan ide didalam proyek ini, dan mereka tidak segan untuk memberi insentif untuk ide-ide kreatif itu. Mereka juga memberi kompensasi berdasarkan kinerja, kontribusi didalam proyek, dan target dengan tidak lupa tetap meminimalkan biaya, jadwal dan kerja aman. Mereka sangat disiplin dalam menerapkan hal tersebut. 

     Kaiser-Hill juga sudah merencanakan program transisi ketika proyek berakhir sehingga para pekerja tidak khawatir akan nasib mereka ketika proyek sudah selesai. Kaiser-Hill juga menerapkan peraturan ketat bagi pekerja tentang keselamatan kerja dan jika pekerja merasa lelah ataupun merasa sakit mereka disarankan istirahat. Semua yang dikerjakan Kaiser-Hill bersifat transparan dan jujur terhadap semua detail proyek. Hal ini membuat suasana kerja nyaman dan tumbuh saling pengertian yang erat didalam tim. 

     Didalam proyek benar-benar diterapkan batas cakupan yang jelas, perencanaan dan analisis semua aspek dengan detail, disiplin waktu dan kesadaran akan keterbatasan didalam tim, saling support dan strategi pemberian insentif sangat jitu dikasus ini. Mereka juga menyadari akan pentingnya kualitas kerjaan dan keselamatan kerja sehingga akhirnya semua keadaan dapat teratasi dengan baik dengan hasil akhir proyek ini mampu menghemat $553.895.018 juta dollar dan lebih cepat 14 bulan dari jadwal yang dibuat, tidak melampau cakupannya dan meraih penghargaan PMI’s Project of The Year for 2006, Project Merit Award dari Environmental Business Journal tahun 2005 serta banyak penghargaan lainya. Walau proyek ini terkesan mustahil pada awalnya tetapi dengan managemen proyek yang baik hasilnya akan baik.

Traveling Salesman Problem (TSP)

Traveling salesman Problem (TSP) merupakan permasalahan dalam menentukan titik persinggahan yang termurah biayanya dan terdekat dengan titik tujuan, ketika seorang salesman akan melakukan perjalanan dari titik asal ke titik tujuan yang mempunyai beberapa pilihan jalan yang dapat dilewati untuk sampai ketitik tujuan.

Algoritma Traveling Salesman Problem merupakan algoritma yang meniru perjalanan seorang penjaja keliling yang mengunjungi beberapa kota, kemudian kembali ke kota awal perjalanannya dimana tiap kota hanya dikunjungi sekali saja. Perjalanan tersebut harus menunjukkan perjalanan dengan jarak atau waktu minimum. Pada TSP ini kota dinyatakan sebagai vertek dan rute perjalanannya dinyatakan sebagai edge. Dengan kata lain masalah Algoritma Traveling Salesman Problem ini menyangkut suatu basis lokasi untuk mengunjungi n-1 buah lokasi lainnya dan kemudian kembali ke basisnya.

Didalam penerapan TSP ini graf yang dimaksud adalah graf yang berbobot. Graf berbobot adalah graf yang edgenya diberi nilai numeric, dimana nilai numerik ini merupakan jarak antara verteks atau dalam TSP merupakan jarak kota atau biaya dari kota satu dengan kota lainnya.

Travelling Salesman Problem sering dihubungkan dengan masalah mencari Hamiltonian cycle (untai Hamiltonian) didalam graf. Untai Hamilton didefinisikan sebagai sebuah graf yang memiliki untai tertutup yang melewati setiap vertek dalam graf tersebut atau dalam kata lain masing-masing node dikunjungi tepatnya sekali.

Untai tertutup sendiri adalah suatu jalan tertutup didalam graf dimana semua edge dan verteksnya berbeda sehingga tidak ada verteks yang muncul lebih dari sekali kecuali verteks awal dan akhir.

e-Commerce

e-Commerce merupakan istilah yang saat ini sangat umum digunakan dalam dunia IT. e-Commerce sendiri berasal dari kata e (electronic) dan commerce (perdagangan), perdagangan atau pun penyebaran barang jasa melalui media elektronik seperti internet atau jaringan elektronik lainnya. e- commerce bisa melibatkan adanya transfer dana, pertukaran data secara elektronik , sistem manajeme yang otomatis da juga pengumpulan data secara otomatis.

Implementasi dari e-Commerce sendiri antara lain transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), pemasaran elektronik (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (EDI). E- commerce sendiri merupakan salah satu bagian dari e-Business.

Di indonesia e-commerce terbagi menjadi 3 bentuk yaitu :

• Iklan baris : iklan baris yang dahulu banyak kita jumpai di koran/majalah, sekarang banyak kita temui di internet. Contoh iklan baris online adalah FJB kaskus ataupun olx.
• Retail : e-commerce yang semacam ini yang paling banyak kita jumpai karena berbentuk toko online dimana pembeli bisa memilih dan membeli barang secara online. Pembeli dan penjual tidak perlu bertatap muka karena semua diselesaikan melalui sistem retail e-commerce. Contoh: zalora, berrybenka, sale stock, dll
• Marketplace : e-commerce yang berfungsi sebagai mall online, dimana yang berjualan di marketplace adalah penjual yang mendaftar ke marketplace tersebut dan mendisplay foto produknya, mengirimkan barang yang dipesan secara individu. Contoh : tokopedia, bukalapak, shopee,lazada, elevania, blibli, dll

Perbedaan dari retail dan marketplace adalah retail memiliki fokus ke jenis produk tertentu semua diatur oleh sistem retail tersebut dan barang akan dikirim dari gudang retail tersebut. Jika terjadi komplain maka pihak retail bertanggung jawab penuh terhadap customer.

Marketplace seperti mall online, dimana semua bebas menjual barang apapun asalkan tidak melanggar ketetuan dari penyedia jasa marketplace, penjual bebas bergabung asalkan memenuhi syarat pendaftaran misal membayar deposit dan mengisi form, untuk pengiriman di sistem marketplace, penjual individu yang akan mengirimkan barang langsung ke konsumen. Jika terdapat komplain dari pembeli, pihak marketplace hanya sebagai penengah.

Di Indonesia e-commerce sudah sangat berkembang,hal ini ditandai dengan semakin meningkatnya transaksi di e-commerce selain itu semenjak 2012 dimulailah Hari Belanja Online Nasional yang sering disingkat HARBOLNAS.
HARBOLNAS pertama kali diprakarsai oleh  Lazada, Zalora, Blanja, PinkEmma, Berrybenka dan Bukalapak pada 2012. Ke enam partisipan ini memberikan diskon spesial yang gila gilaan, launching produk eksklusif dan juga promosi besar besaran pada hari tersebut. Mereka juga menggaet sejumlah besar media, bank, telekomunikasi, penyedia jasa e-commerce seperti logistik untuk mensupport hal ini. Hasilnya sukses besar dari awal 2012 yang hanya diikuti oleh 6 peserta, maka hingga saat ini sudah diikuti 211 retail dan emarketplace ( source : http://www.harbolnas.com)